מחובתו של מנכ”ל בארגון לבנות תוכנית עבודה, להדריך את העובדים לפעול על-פיה, ולבקר תוכנית זו. גם בעל עסק קטן, שהוא המנכ”ל של העסק שלו, חייב עשות זאת. כמו שלא לא בונים בניין בלי תיכנון, כך גם עסק קטן דורש תיכנון. וכבר נוכחנו לדעת מה קורה כשהתיכנון לא תקין, חוסכים בחומרים וכו’, הבניין/החניון קורסים. דוגמא נוספת יש מעולם הבריאות. בלי תפריט מסודר ותוכנית של דיאטה, לא ניתן יהיה  לרדת במשקל. לכן, כשרוצים להגיע לתוצאות ולהצליח אנו נוהגים לומר: כל מעשה במחשבה תחילה, ויותר נכון להגיד כל מעשה בתיכנון תחילה. ולכן, כדי לצמצם טעויות ונזקים, יש לתכנן.

תוכנית העבודה היא הביטוי המעשי של החלום שלנו היא תעזור לנו לעשות בהירות, סדר ופוקוס במטרות שלנו ובדרך להשיגן. תוכנית עבודה תציב 2 עמודי בטון ותעזור לנו לא לסטות מהדרך, ולחזור להרגלים הישנים שלנו.

תוכנית עבודה מגדירה באופן ברור ומתועדף את הפעילויות וההישגים שהעסק נדרש לממש בטווח הקרוב, ממקדת ומכוונת את המאמץ, מהווה הזדמנות לבדק בית שנתי שיאפשר התאמת עסק למציאות המשתנה וחיזוק התשתיות, ניתנת לבקרה, מדידה ושיפור ויוצרת חידוש ורענון בעשייה הארגונית, תוך שמירה על רצף והמשכיות. 

תוכנית עבודה תעזור לנו לנהל נכון את הזמן שלנו. וכידוע : זמן =כסף. ובמילים אחרות תוכנית עבודה תסייע להגדיל הכנסות.

השלב המקדים לפני  בנית תוכנית עבודה הוא: הצבת היעדים. הכלי השכיח להצבת יעדים הוא ה – S.M.A.R.T דהיינו : היעדים צריכים להיות חכמים.

  1. Specific- היעד צריך להיות ספציפית ומוגדר היטב.
  2. Measurement- יעד צריך להיות מדיד.
  3. Attainable- יעד צריך להיות בר השגה
  4. Realistic- צירך להיות ריאלי והגיוני
  5. Time – יעד צריך להיות תחום בזמנים

לאחר הצבת היעדים יש לבנות פורמט פשוט ונוח לעבודה שיאפשר לנהל את המשימות ולעקוב אחר הביצוע. יש כאלה המעדיפים ב Word, אחרים מעדיפים טבלת Excel. חשוב לשמור על פורמט אחיד ולא על גבי פתקים (“צטלאך” בלשון הסבתא שלי).

חלק מתהליך התיכנון הוא לקבוע מראש את תהליך המעקב והבקרה. מעקב ובקרה נוטים להיות עקב אכילס של המנהלים הישראליים. קיימת נטייה של “שגר ושכח”, ולעיתים יעדים “נופלים” ומשימות לא מבוצעות בגלל העדר בקרה. חשוב במיוחד לקבוע צמתי בקרה במשימות שמועד ביצוען רחוק, ובמשימות מורכבות שכוללות מספר שלבי ביצוע. בנוסף, חלק מהבקרה הינה מרכיב המדידה בהשגת היעד עצמו. דהיינו, יעד מדיד מאפשר לבצע בקרה בסיום התקופה שלגביה הצבנו את היעד, ולראות אם הצלחנו לעמוד בו או לא. לביצוע מעקב ובקרה קיימום שיטות ודרכים רבות. למשל, ישיבת סטטוס – קיבעו אותן מראש והכניסו ליומנים, דוחות שמוציאים במועדים קבועים, עידכונים במייל או בטלפון. הכלל הוא, לקבוע מראש את צמתי הבקרה, ולעשות הפקת לקחים.

תוכנית עבודה מיועדת לכך שלא תלכו לאיבוד בדרך להשגת המטרות שלכם. יש לעשות תוכנית עבודה שנתית וממנה לגזור יעדים, ותוכנית פעולה לכל יעד.

אנחנו שומעים בווייז מידי פעם,”מחשב מסלול מחדש”. יש לבדוק את תוכנית העבודה אחת ל -4 חודשים. אם השתנו המטרות אז בהחלט יש צורך לחשב מסלול מחדש, ולתכנן את דרך הפעולה בהתאם לכך.

ב ה צ ל ח ה !!!